Você já se perguntou o quanto tempo você perde com coisas desnecessárias? Pois bem estarei colocando um pouco da minha experiência e vou compartilhar com todos vocês dicas de Administração do Tempo.
Pra começar, irei citar uma ferramenta que todos utilizam o E-mail.
De qual forma podemos ganhar tempo utilizando o e-mail? Estas regras valem para o Microsoft Outlook que particularmente utilizo bastante, imagino que funcione também para outros programas de e-mail.
1 ) Utilize o filtro anti-spam
Para isso clique em Ações na barra de menu, depois Lixo Eletrônico e em seguida Opções de Lixo Eletrônico. Escolha a opção Baixa e clique em Ok. Uma pasta chamada Lixo Eletrônico será criada e e-mails classificados com SPAM serão movidos automaticamente para a mesma.
2 ) Caixa de Entrada deve ficar vazia
Muitas pessoas utilizam a Caixa de Entrada como se fosse um depósito para todas as mensagens recebidas. Esta é uma prática muito prejudicial para sua produtividade. O recomendado é que você mantenha em sua Caixa de Entrada apenas e-mails que estão pendentes: que você esteja trabalhando neles, aguardando alguma posição. O restante dos e-mails devem ter alguma ação, conforme a próxima dica.
3 ) Crie ações para seus e-mails
Ao limpar seus e-mails, você deve criar atividades para suas mensagens. Para criar uma ação basta arrastar o e-mail da Caixa de Entrada para o tipo de ação que deseja realizar: Para criar um compromisso: Arraste seu e-mail para a pasta de Compromissos. Para criar uma tarefa: Arraste para a pasta Tarefas. Para criar um novo contato com o remetente do e-mail: Arraste para a pasta Contatos. Assim que uma ação for criada o e-mail pode ser apagado, pois a ação já conterá o conteúdo do mesmo.
4 ) Envie e-mails curtos e objetivos
Ninguém tem mais tempo para ler e-mails muito longos e complicados. Se o assunto for muito extenso ou complexo, dê preferência ao telefone. Algumas boas práticas devem ser observadas: Escreva seus e-mails utilizando fonte Arial ou Verdana; Evite ultrapassar 3 parágrafos de texto corrido ; Sempre que possível utilize tópicos nas suas mensagens ; Deixe claro o objetivo do e-mail no assunto e as próximas ações a serem tomadas.
5 ) Crie uma lógica para organizar suas pastas
Na necessidade de organização acabamos criando muitas pastas, mas na hora que precisamos localizar algum e-mail raramente conseguimos encontrá-lo rapidamente. A forma de evitar esse problema é criar uma lógica que o ajude a organizar suas pastas, dando preferência a um mesmo padrão para seus arquivos e para seus sites favoritos, criando assim um verdadeiro mapa para suas informações. Crie uma estrutura com categorias principais e evite abrir muitas sub-pastas.
6 ) Visualize sua agenda e suas tarefas
Uma forma produtiva de saber tudo que você precisa fazer no dia é utilizar o calendário do Outlook em conjunto com suas tarefas do dia. Para isso clique em Calendário, vá com o mouse até o canto direito da janela e arraste a mesma. Desta forma seu calendário será dividido entre os compromissos e as tarefas do dia, permitindo que você se planeje e se priorize mais facilmente.
7 ) Localize mensagens do remetente rapidamente
Você recebeu um e-mail e gostaria de rever mensagens anteriores deste contato. Para isso, clique com o botão direito do mouse na mensagem que você acabou de receber e em seguida, escolha Localizar Todas Mensagens do remetente. Você terá acesso a todas as mensagens referentes a esta pessoa.
8 ) Organize seus projetos com atividades
Caso você esteja cuidando de um projeto na sua equipe que envolva uma série de atividades, você pode controlar essas tarefas criando uma Nova Pasta no seu Outlook. Ao fazer isso, defina o que esta pasta irá conter tarefas (e não e-mails como no padrão). Desta forma, você terá uma pasta que armazenará tarefas relacionadas a esse projeto, facilitando seu controle e gerenciamento.
9 ) Acesse seus sites favoritos direto no Outlook
Você pode abrir páginas da Internet diretamente no seu Outlook ao clicar em uma determinada pasta. Para isso, clique na pasta em que deseja ter o link e com o botão direito do mouse, clique na opção Propriedades. Escolha a opção Homepage e no campo endereço digite o endereço o site que você quer, pressione Aplicar e depois OK.
10 ) Faça backup dos seus dados
Todo o conteúdo do seu Microsoft Outlook é armazenado em um arquivo com a extensão .PST. Para descobrir a localização do seu arquivo, clique no Menu Arquivo, Gerenciamento do Arquivo de Dados e clique na opção abrir pasta. Copie esse arquivo .PST para uma área segura. Isso é o suficiente para garantir a segurança dos seus dados. Caso deseje, a Microsoft possui uma ferramenta que automatiza todo esse processo. Baixe gratuitamente o utilitário (compatível com Outlook 2000 ou superior). |
